Comment améliorer votre productivité avec la Messagerie Exchange ?
Que devez-vous retenir à propos de la Messagerie Exchange ?
Dans une société, l’organisation et la bonne communication entre les différents départements sont des aspects très importants. Le bon déroulement d’un projet peut nous épargner beaucoup de temps, d'argent et d’énervement. Voilà pourquoi Hosteur a décidé de partager avec vous quelques astuces sur la configuration et la gestion de votre Messagerie Exchange qui amélioreront considérablement l’organisation au sein de votre entreprise.
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1. Définissez les niveaux d’organisation de partage de Outlook
Microsoft Exchange vous permet de définir plusieurs niveaux d’autorisation sur vos différentes boîtes mails. Vous pouvez organiser l’accès aux données en fonction de la hiérarchie interne de l’entreprise. Ainsi, les e-mails, les calendriers ou les tâches à accomplir se distribuent en un seul clic. Nous vous conseillons de consacrer un peu de temps à cette tâche afin de définir le niveau d’accès de chacun de vos employés : cela vous épargnera beaucoup plus de temps et de problèmes par la suite. Sachez que plusieurs niveaux d’autorisation pré-configurés sont disponibles : "Propriétaire", "Editeur", "Auteur" etc. De plus, pour ceux qui ont des besoins spécifiques, Microsoft Exchange a prévu la possibilité de définir manuellement un niveau d’autorisation personnalisé.
2. Servez-vous des dossiers publics de votre boite mail Outlook
Grâce aux dossiers publics vous pouvez partager facilement des e-mails, des documents, des calendriers et des carnets de contacts avec vos collaborateurs. Ce que nous trouvons particulièrement pratique est le partage de calendriers communs : de cette façon vous pouvez être sûr que les mêmes informations (comme les dates des réunions ou les différents délais d’un projet ) soient disponibles et accessibles par tout le monde. De plus, Microsoft Exchange s’assurera qu’un petit rappel de l’évènement à venir soit affiché dans le Outlook de tous les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé votre calendrier.
3. Profitez de l’application Outlook
La Messagerie Exchange 2016 vous permet de vous connecter à votre boîte à partir de n’importe quel poste qui a un accès internet : profitez-en ! De cette façon vous pouvez rester en contact avec vos collaborateurs même lors de vos déplacements professionnels.
Vous avez encore des questions sur la gestion de votre Messagerie Exchange ? Veuillez consulter la page d’aide de Hosteur où vous trouverez une explication détaillée sur la création et le paramétrage des différentes boîtes !! Pour toute question sur-mesure, demandez le service client Hosteur ici !
