Tout savoir sur l’archivage légal électronique
L’archivage électronique rend le transfert de documents et d’accords professionnels via Internet possible et de plus en plus fréquent. L’impression et la sauvegarde d’une version papier de tous les documents importants prend énormément d'espace et coûte de l’argent aux entreprises. Voilà pourquoi, de plus en plus souvent, nous avons tendance à préférer l’archivage légal électronique.
Mais qu’est-ce que l’archivage légal exactement ?
L’archivage (selon le dictionnaire Larousse) c’est « l’action de conserver et de classer des documents ne présentant plus un intérêt immédiat ». A la différence d’une simple sauvegarde, l’archivage implique donc l’idée du classement et de la restitution facile de cette information après une certaine période de temps. L’archivage légal, de son côté, exige la mise en place de dispositifs qui garantissent l’authenticité d’un document pour qu’il puisse avoir le statut d’une preuve en cas de besoin.
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Quelle référence légale respecter ?
La législation française prévoit la norme NF Z42-013 qui est la référence en matière d’archivage électronique. Elle fournit des spécifications concernant les mesures à mettre en place pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’assurer la conservation et l’intégrité de ceux-ci. La norme "NF Z42-013" se concentre sur quelques exigences clés qui garantissent le statut d’une preuve légale d’un document :
- Conservation des documents dans le temps : la norme prévoit une liste de méthodes et d’exigences à respecter pour assurer la pérennité de vos documents
- Accessibilité des documents : il s’agit ici de la certitude de retrouver un document, ainsi que de la vitesse à laquelle une telle opération peut être effectuée.
- Garantie de l’intégrité des documents : pour que vos fichiers puissent servir en tant que référence légale, vous devez mettre en place des procédures qui attestent que toutes les archives restent identiques aux originaux et ne sont pas susceptibles de modifications.
- Garantie de la sécurité des documents : la norme prévoit également une liste de précautions et une ensemble de règles à respecter afin d’assurer la protection des données.
Comment mettre en place l’archivage légal dans votre entreprise ?
L’usage d’un support physique tel que CD et DVD ne semble pas une véritable option pour les entreprises car il risque de ne pas répondre à certaines exigences de la norme NF Z42-013, notamment celle de la conservation des archives dans le temps.
Le coffre-fort numérique, de son côté, vise surtout à sécuriser les fichiers numériques mais il ne s’occupe pas du classement ni de l’intégrité des documents. Voilà pourquoi il ne peut être utilisé qu’en tant qu’un dispositif parmi d’autres pour vous aider à effectuer votre archivage légal numérique.
Si vous n’avez pas le temps ni les ressources nécessaires pour effectuer un archivage électronique conforme à la norme législative, nous vous conseillons de faire appel à un prestataire !.
Hosteur propose à ses clients une solution d'archivage légal à long terme avec un tarif dégressif en fonction du Go stocké. Cette solution est également conforme aux réglementations telles que la loi Sarbanes - Oxley (SOX), EuroSOX, Health Insurance Portability et Loi sur la responsabilité (HIPAA), the United States Securities and Exchange Commission (SEC) 17a-4(f) et Basel II.
